VIRTUAL MEETING SOFTWARE / LOGICIELS DE RENCONTRE VIRTUELLE by/par Joe Theriault

At a meeting of some of the key members of the Terriot family in Paquetville on 13 August 2009, the group decided to find a virtual conferencing tool that would best serve its needs. I offered to help with that goal. The purpose of this paper is to identify the tools that we found in our search, to describe the testing that we have conducted thus far and to present an evaluation of each tool.

À une réunion de certains des membres clé de la famille Terriot à Paquetville le 13 août 2009, le groupe a décidé de chercher pour un système de conférence virtuelle qui servirait ses besoins. J'ai offert d'aider avec ce but. L'objectif de ce papier est d'identifier les systèmes que nous avons trouvés dans notre recherche, décrire la mise à l'essai que nous avons accomplie jusqu'ici et présenter une évaluation de chaque système.

Requirements. I started with compiling a list of our requirements for this tool which follows.

1. Allow each attendant to make a presentation to the group using PowerPoint slides, or other documents
2. Allow attendants to work together by sharing the use of some of the more popular applications
3. Allow all attendants to hear each person in real-time
4. Allow any of the attendants to show their desktop to other attendants
5. Allow all attendants to see some of the attendees in real-time (nice to have)
6. Must be affordable (less than $100/month) to small, volunteer organizations.
7. The software should be intuitive and should be easy to setup.

Besoins. J'ai commencé avec la compilation d'une liste de nos besoins pour cet système qui suit.

1. Permettez chaque participant de faire une présentation au groupe utilisant des diapositives PowerPoint, ou d'autres documents
2. Permettez aux participants de collaborer en partageant l'utilisation de certaines des applications plus populaires
3. Permettez à tous les participants d'entendre chaque personne en le temps réel
4. Permettez à n'importe lequel des participants de montrer leur écran à d'autres participants
5. Permettez à tous les participants de voir certains des autres participants en le temps réel (beau d'avoir)
6. Doit être abordable (moins que 100 $/mois) pour petit, organisations de volontaire.
7. Le logiciel devrait être intuitif et devrait être facile à mètre en marche

Survey the Marketplace. I conducted a search of the literature and the Internet on available products. I found many different products that vary from the most sophisticated and expensive systems designed for the corporate market, and at the other end of the spectrum, a few products designed for personal use. An example of the latter is Skype. In the middle are 3-4 products that target the business market but are affordable. Here is a list of those tools:

Étudiez la place du marché. J'ai accompli une recherche de la littérature et de l'Internet sur les produits disponibles. J'ai trouvé beaucoup de différents produits qui varient des systèmes les plus sophistiqués et chers conçus au marché d'entreprise et à l'autre fin du spectre, quelques produits conçus à l'utilisation personnelle. Un exemple du dernier est SKYPE. Dans le milieu sont 3-4 produits qui visent le marché d'affaires, mais sont abordables. Voici une liste de ces instruments :

1. GoToMeeting by Citrics Online
2. MegaMeeting by Internet MegaMeeting
3. Webex by Cisco
4. ooVoo

Product Study. I reviewed the user manuals (or equivalent) for each product before scheduling the test and where necessary, I advised the members of the test team on how to best prepare for the test. In all cases, each of the four tools highly recommend the use of a headset, or a telephone for audio communications. Also, built-in microphones and speakers are not recommended because of the noise-cancelling and muting mechanisms incorporated in the built-in components. For the same reasons, cell phones are not recommended because of the muting technology incorporated into a cellphone microphone but in other cases, because the cellphone does not have the signalling capabilility that the system requires to control and monitor the call. The virtual conferencing system uses the telephone signals to determine whether a person is arriving, is present or is leaving. But aside from these technical considerations, in general, the audio headset is the best choice even over the telephone because the telephone usage will come at some cost. A very good Microsoft or Logitech headset costs around $50.

Étude des Produits. J'ai examiné les manuels d'utilisateur (ou équivalent) pour chaque produit avant planifier l'essai et où nécessaire, j'ai conseillé les membres de l'équipe d'essai pour comment se mieux préparer pour l'essai. Dans tous les cas, chacun des quatre systèmes recommande hautement l'utilisation d'un casque, ou d'un téléphone pour les communications audio. Aussi, les microphones intégrés et les hauts parleurs ne sont pas recommandés à cause du fait d'annuler bruit et du fait de tempérer des mécanismes incorporés dans les morceaux intégrées. Pour les mêmes raisons, les téléphones cellulaires ne sont pas recommandés à cause de la technologie tempérante incorporée dans un microphone cellulaire, mais dans d'autres cas, parce que le cellulaire n'a pas la capabilité de signalisation que le système exige pour contrôler l'appel. Le système conférence virtuelle utilise les signaux téléphoniques pour déterminer si une personne arrive, est présente ou parti. Mais à part de ces considérations techniques, en général, le casque audio est le meilleur choix même sur le téléphone parce que l'usage téléphonique viendra à un prix. Un très bon casque par Microsoft ou Logitech coûtent environ $50 .

Virtual Meeting Process. In general, a virtual conference includes the following processes.

1. Planning:  the meeting organizer sets up a meeting by identifying the date and time and the attendees to be invited. The attendees are identified by their e-mail addresses;
2. Invitations:  the system sends out invitation e-mails to each of the attendees with the announcement of date and time and with a link that is to be used by the attendee on the date of the meeting to direct his browser to the virtual conference room. Also, if the attendee will use a telephone for the audio connection, the e-mail includes the phone number to call and an audio pin thst the attendee will need when he/she calls in. Most systems work with MS Outlook, LOTUS Notes and other common e-mail handlers. When the e-mail is read by the attendee, he can use the e-mail to cause an entry to be made in the calendar for his e-mail handler. The calendar entry has provisions that allow the attendee to reply to the organizer whether the invitation is accepted, rejected or a change in schedule is requested. This capability is important especially in the case of meetings with large numbers of attendees.
3. Opening the Meeting:  at the date and time of the meeting, the meeting organization opens the meeting typically 10-15 minutes before the scheduled time. Around the time of the meeting, each invited attendee clicks on the link in his invitation e-mail or in his calendar entry which directs his Internet browser to the location of the virtual meeting room.
4. Arrival of Attendees:  upon arriving at the virtual meeting room, the attendee is asked whether he will use the telephone or computer headset (Voice over IP-VoIP) for audio communications. If by telephone, the attendee dials the number and then enters the audio pin. If by headset, the system provides a window for the attendee to set up his communication connection and to test his microphone and earphones. When audio is establish, the system announces to the other participants that the attendee has arrived. In the case of a video conference, the attendee has an opportunity to activate his video and to make adjustments.
5. Meeting is Convened:  when the presenter sees that the expected number of attendees have arrived (based on the responses received from the invitations), the conference is convened.
6. The Meeting:  there are different types of meetings: (a) a seminar-type meeting (often called a webinar) where there is just one speaker and all other attendees are listen-only; (b) a formal presentation meeting where there is just one presenter and the other attendees speak during a Q&A session, (c) a working meeting where the role of the speaker is passed from one attendee to any of the other attendees. In all of these meetings, there may be a distribution of files to certain or all attendees, or the sharing the presenter's desk top, a white board for 'chalk talk', certain applications, etc. Also, to organize the Q&A process, some systems give each attendee a mechanism to signal raising his hand to the Presenter. Some systems offer a capability to poll the attendees regarding questions that have been prepared before the meeting and the results are recorded and distributed to the attendees. Also, some systems include the capability to take notes or record and distribute minutes to the attendees.
7. Adjourning the Meeting:  When the meeting is concluded, each attendee invokes a function to leave the meeting and the Presenter invokes a function to close the meeting. All audio sessions are terminated.

Processus de Conférence Virtuelle. En général, une conférence virtuelle inclut les processus suivants.

1. Planification : l'organisateur du rencontre monte une réunion en premièrement identifiant la date et le temps et les participants pour être invité. Les participants sont identifiés par leurs adresses courriel;
2. Invitations : le système envoie des courriels d'invitation à chacun des participants avec l'annonce de date et de temps et avec un lien qui doit être utilisé par le participant au temps de la réunion pour diriger son navigateur vers les lieux du conférence virtuelle. Aussi, si le participant utilisera un téléphone pour le audio communiquent, le courriel inclut le numéro de téléphone pour l'appeler et un numéro de passe audio que le participant aura besoin quand il/elle entre. La plupart des systèmes travaillent avec MS Outlook, LOTUS Notes et d'autres logiciels courriels communs. Quand le courriel est lu par le participant, il peut utiliser le courriel pour faire une entrée dans le calendrier de son logiciel courriel. L'entrée calendaire a des provisions qui permettent le participant de répondre à l'organisateur si l'invitation est acceptée, rejetée ou un changement de la date est demandé. Cette capacité est importante surtout en cas des réunions avec les grands nombres de participants.
3. Ouverture de la Réunion : au temps de la réunion, l'organiseur de la réunion ouvre la réunion d'une manière caractéristique 10-15 minutes avant le temps programmé. Autour du temps de la réunion, chaque participant invité clique sur le lien dans son courriel d'invitation ou dans son entrée calendaire qui dirige son Navigateur Web vers l'endroit de la place de réunion virtuelle.
4. Arrivée des Participants : en arrivant à la place de réunion virtuelle, on demande le participant s'il utilisera le téléphone ou un casque informatique (Voix sur IP-VoIP) pour les communications audio. Si par téléphone, le participant compose le nombre et entre ensuite le numéro de passe audio. Si par le casque, le système fournit une fenêtre à le participant pour configurer ses communication et pour évaluer son microphone et les haut parleurs du casque. Quand le audio est établissent, le système annonce que le participant est arrivé. En cas d'une conférence vidéo, le participant a une opportunité de activer sa vidéo et faire des ajustages.
5. La réunion est Convoquée : quand le présentateur voit que le nombre attendu de participants est arrivé (basé sur les réponses reçues des invitations), la conférence est convoquée.
6. La Réunion : il y a des différents types de réunions : (a) une réunion de type de séminaire (appelait souvent un webinar) où il y a juste un présentateur et tous les autres participants seulement écoutes; (b) une réunion de présentation formelle où il y a juste un présentateur et les autres participants parlent pendant un ‘Q&A’ de la séance, (c) une réunion de travail où le rôle du présentateur est passé d'un participant à l'autres. À toutes ces réunions, il peut y avoir une distribution de dossiers à certain ou tous les participants, ou le partageant de l’écran du présentateur, un tableau blanc pour une 'conversation de craie', de certaines applications, etc. Aussi, pour organisez le processus pour demandé des questions, quelques systèmes donnent à chaque participant un mécanisme pour ‘levée sa main’ au Présentateur. Quelques systèmes offrent une capacité d'interroger les participants quant aux questions qui ont été préparées avant que le présentateur et les résultats sont enregistrés et distribués aux participants. Aussi, quelques systèmes incluent la capacité de prendre des notes et de enregistrer et distribuer des contes rendu aux participants.
7. Ajourner la Réunion : Quand la réunion est conclue, chaque participant invoque une fonction pour laisser la réunion et le Présentateur invoque une fonction pour fermer la réunion. Toutes les séances audio sont terminées.

Test Results. The systems that were to be tested included (in this sequence), GoToMeeting, MegaMeeting, Webex, and ooVoo with a short side test of the Skype system. 

Résultats d l'essai. Les systèmes qui devaient être évalués inclus (dans cet ordre), GoToMeeting, MégaMeeting, Webex and ooVoo avec une éssai courte au côté du système Skype.

GoToMeeting.  The test was scheduled on 24 August at 7PM EDT. Overall, this system was found to be robust, reliable, and performs as impressively as advertised. The product does not include the video capability. The system has the ability to handle 15 seats for a monthly charge of $49. The ability to re-assign the Presenter's role from one attendee to the other is very smooth and fast. Also, we were able to share applications. For example, I had a Attendance Sheet in MS Word on my desktop that everyone took turns to sign-in directly after I shared the document with each of them. Great exercise. We experimented with the white board using different writing tools. Everything worked as expected. For those who used headsets, the sound was excellent. Also, to enable everyone to see who is talking, a small symbol is shown next to an attendee when the person talks. So, when someone especially from a large group talks, everyone knows who it is. A good feature. One of the good features of GoToMeeting is that the function of testing the audio of an attendee uses the MS Window or Apple audio configuration functions on the individual's computer itself so  that there is no question as to whether the individual's microphone and earphones work. The system also has the capability to record the audio and video of the meeting session. The recording is stored on the Presenter's computer.

The participants in the GoToMeeting test included Denis (Québec), Guy (Québec), Murielle (Québec), John Mark (New York City), Gérard (Nova Scotia), Karen (California) and myself (Massachusetts). John Mark had difficulty with his audio because he was using his cell phone. Gérard was using his house phone so his audio was a little soft but was okay. Karen had some configuration problems so, she was not able to join the conference. We concluded the test on time after one hour of exercising the various functions.

GoToMeeting. L'éssai a été planifié pour le 24 août à 7PM EDT. En général, ce système a été trouvé d’être robuste, sûr et qui marche aussi de manière impressionnante comme annoncé. Le produit n'inclut pas la capacité vidéo. Le système a la capacité de manipuler 15 places pour une charge mensuelle de $49 . La capacité de réallouer le rôle du Présentateur d'un participant à l'autre est très lisse et rapide. Aussi, nous étions capables de partager des applications. Par exemple, j'avais un registre d'Attendance dans MS Word sur mon écran que chacun ont prit leur tour  pour signer le registre directement après que j'ai partagé le document avec chacun d'entre eux. Une belle exercice. Nous avons fait des expériences avec un tableau (white board) utilisant de différents instruments d'écriture. Tout a travaillé comme attendu. Pour ceux qui ont utilisé des casques, le son était excellent. Aussi, pour permettre chacun pour voir qui parle, un petit symbole est montré à côté d'un participant quand la personne parle. Ainsi quand quelqu'un surtout d'un grand groupe parle, chacun sait qui il est. Une bonne caractéristique. Une des bonnes caractéristiques de GoToMeeting est que la fonction d'évaluer l'audio d'un assistant utilise les fonctions de configuration audio pour MS Windows ou Apple sur l'ordinateur de l'individu lui-même pour qu'il n'y ait aucune question quant à si le microphone de l'individu et le casque travaillent. Le système a aussi la capacité d'enregistrer l'audio et vidéo de la séance de réunion. L'enregistrement est conservé sur l'ordinateur du Présentateur.

Les participants à l'éssai de GoToMeeting ont inclus Denis (Québec), Guy (Québec), Murielle (Québec), John Mark (New York), Gérard (Nouvelle Écosse), Karen (Californie) et moi-même (Massachusetts). John Mark avait difficulté avec son audio parce qu'il utilisait son téléphone cellulaire. Gérard utilisait son téléphone de maison donc son audio était un peu doux, mais était pas mal. Karen avait quelques problèmes de configuration ainsi, elle na pas été capable de joindre la conférence. Nous avons conclu l'éssai à temps après une heure d'exercer les fonctions différentes.

MegaMeeting. In the concluding minutes of the GoToMeeting conference, the team decided to next test the MegaMeeting software. So, preparations were begun for the test. However, in reviewing the details of the capability and the fee schedule, we later discovered that the basic functionality for about $60/month does not include sharing desktops. That functionality can be added but the monthly charge increases to over $200/month. So, we terminated our plans to test the product.

MégaMeeting. Dans les minutes se terminant de la conférence GoToMeeting, l'équipe a décidé d'ensuite évaluer le logiciel de MégaMeeting. Ainsi les préparations ont été commencées pour l'éssai. Pourtant, dans le fait de reconsidérer les détails de la capacité et du programme de frais, nous avons découvert plus tard que la fonctionnalité fondamentale pour environ 60 $/mois n'inclut pas de partageant les écrans. Cette fonctionnalité peut être ajoutée, mais les augmentations de charge mensuelles à plus que 200 $/mois. Ainsi nous avons terminé nos plans d'évaluer le produit.

WEBEX.  Next on our list was Cisco's WEBEX system. The test was scheduled to take place on 1 September at 7PM EDT. Since this system employs the video function, those on our team who did not have webcams modified their computer configurations to add the webcam. A good webcam by Microsoft or Logitech costs around $50. The system has the capability to accommodate 25 participants in a meeting for a monthly rate of $69. Of the 25 participants, only six can be seen by each attendee. Each attendee can choose which six attendee he/she wishes to view.

Some of the team members had conflicts with the selected test date so we scheduled a shorter test activity earlier.

Overall, WEBEX was shown to be a functionally-rich product loaded with alot of capability. It is therefore somewhat more complicated and a little more difficult to use than GoToMeeting. However, I'm sure that with additional experience, this would not be an issue. WEBEX allows every possible exchange of information between the attendees in a working meeting: from sharing desktops, certain applications (e.g., PowerPoint, IE Browser, MS Word, etc., ), specific files opened within their applications, whiteboard (several pages), to finally, the transfer of entire files between the current Presenter and any attendee. Each attendee has a set of panels that are used for the session. One panel lists all participants showing who the Presenter is and also showing who is talking. Another panel is used to record minutes or take notes that can automatically be distributed to all attendees by the system. A panel for up to six video monitors which allows the attendee to determine which attendee will be shown on each monitor. Like GoToMeeting, a Chat panel allow attendees to chat with any other attendee, or with all attendees. Unlike GoToMeeting, an additional panel may be used to poll the attendees on questions forumulated by the Presenter. The results of the poll are also recorded.A very handy tool, to quiz attendees on subject matter. The sound and video quality was excellent and the system performed well. On ending the meeting, the recording transcripts (audio, notes, polls) were sent to attendees. The video recording was not distributed.

The participants in the WEBEX testing included Guy (Québec), Denis (Québec), Karen (California), Gérard (Nova Scotia), Matthieu (NB). Gérard had recently purchased a new headset which was not working. So he used the telephone which worked well. In a separate session the following morning, we were able to resolve his headset problem. Unlike her first session, Karen's session was perfect now with new headsets and a built-in webcam. So long as the microphone on the built-in webcams are not used, the built-in webcams performed quite well. It should be noted that WEBEX includes the capability to adjust (zoom, pan, tilt) individual webcams if the camera allows such adjustments. Finally, just before closing our meeting, the group was polled with the following question:

1.What should our next step be?
   a.Choose GoToMeeting 1/3 ( 33%)
   b.Choose Webex 0/3 ( 0%)
   c.Evaluate ooVoo 2/3 ( 67%)
   d.Look for another product 0/3 ( 0%)

As the Presenter, I could not participate in the poll but had I, my choice would have been 'Choose Webex'. We discussed the results including a good discussion on the value of video in a conference. Some thought the value questionable, others thought that in certain meetings especially working meetings, the video would add to the meeting. Karen and Matthieu thought that we should evaluate ooVoo next. However, on more carefully looking at ooVoo's capability, it is limited to 6 participants. ooVoo uses high-quality, high resolution video in its system. So this system would be good for small, working meetings where interaction between the attendees is high and is important. This limitation is too restrictive for our requirements. So, we will not be evaluating ooVoo.

It is time to stop cutting bait and go fish... let's decide which system to use: Citrics Online's GoToMeeting, or Cisco'WEBEX.

WEBEX. Ensuite sur notre liste était le système WEBEX de Cisco. L'éssai a dû survenir le 1 septembre à 7PM EDT. Puisque ce système emploie la fonction vidéo, ceux sur notre équipe qui n'avait pas de webcams ont modifié leurs configurations informatiques pour ajouter le webcam. Un très bon webcam par Microsoft ou Logitech coûtent environ $50. Le système a la capacité de loger 25 participants à une réunion pour un taux mensuel de $69. De les 25 participants, seulement six peuvent être vus par chaque participant. Chaque participant peut choisir quels six participant qu'il/elle peut voir.

Certains des membres d'équipe avaient des conflits avec la date choisie d'essai donc nous avons planifié une activité plus courte d'essai plus tôt.

En général, WEBEX a été montré pour être un produit fonctionnellement-riche chargé de bien de capacité. C'est donc un peu plus compliqué et un peu plus difficile d'utiliser que GoToMeeting. Pourtant, je suis sûr qu'avec l'expérience supplémentaire, ce ne serait pas une question. WEBEX permet chaque échange possible de renseignements entre les participants à une réunion de travail : de partager les écrans, de certaines applications (par ex., PowerPoint, c'est a dire,le Navigateur, MS Word, etc.,), les dossiers spécifiques se sont ouverts dans leurs applications,tableau blanc (plusieurs pages), et finalement, le transfert de dossiers entiers entre le Présentateur actuel et n'importe quel participant. Chaque participant a un ensemble de panneaux qui sont utilisés pour la session. Un panneau énumère tous les participants montrant qui le Présentateur est et montrant aussi qui parle. Un autre panneau est utilisé pour enregistrer des contes  ou prendre des notes qui peuvent automatiquement être distribuées à tous les participants par le système. Un panneau pour jusqu'à six moniteurs vidéos qui permet à le participant de déterminer quel participant on montrera sur chaque moniteur. Comme GoToMeeting, un panneau de conversation permet les participants de jaser avec autre participant, ou avec tous les participants. À la différence de GoToMeeting, un panneau supplémentaire peut être utilisé pour interroger les participants sur les questions forumulated par le Présentateur. Les résultats du vote sont aussi enregistrés. Un instrument très adroit, pour questionner les participants sur le sujet. La qualité solide et vidéo était excellente et le système a exécuté bien. En mettant fin à la réunion, les transcriptions enregistrantes (audio, les notes, les votes) ont été envoyées aux assistants. L'enregistrement vidéo n'était pas.

Les participants a l'essai de WEBEX à inclus Guy (Québec), Denis (Québec), Karen (Californie), Gérard (Nouvelle Écosse), Matthieu (Nouveau Brunswick) et moi-même(Massachusetts). Gérard avait récemment acheté un nouveau casque qui ne travaillait pas. Donc il a utilisé le téléphone qui a travaillé bien. À une session séparée le matin suivant, nous étions capables de résoudre son problème de casque. À la différence de sa première séance, la séance de Karen était parfaite maintenant avec de nouveaux casques et webcam intégré. Aussi longtemps que le microphone sur webcams intégré n'est pas utilisé, webcams intégré exécuté tout à fait bien. Il devrait être noté que WEBEX inclut la capacité de s'adapter (passez en trombe, la casserole, penchez) webcams individuel si la caméra permet de tels ajustages.

Finalement, just avant la fermeture de notre réunion, le groupe a été interrogé avec la question suivante :

1. Quel devrait être notre prochain pas ?

    a. Choisir GoToMeeting 1/3 (33 %)
    b. Choisir Webex 0/3 (0 %)
    c. Évaluer ooVoo 2/3 (67 %)
    d. Chercher un autre produit 0/3 (0 %)

Comme Présentateur, je pouvais pas participer au vote, mais mon choix aurait été 'Choisissent Webex'. Nous avons discuté les résultats en incluant une discussion sur la valeur de vidéo en une conférence. Certains ont pensé la valeur discutable, d'autres ont cru qu'à de certaines réunions surtout des réunions travaillant, la vidéo améliorait la réunion. Karen et Matthieu ont cru que nous devrions évaluer ooVoo ensuite. Pourtant, en regardant plus soigneusement la capacité d'ooVoo, il est limité à 6 participants. ooVoo utilise la haute qualité, la vidéo de haute définition dans son système. Donc ce système serait bon pour les réunions petites, travaillant où l'action réciproque entre les assistants est haute et est importante. Cette restriction est trop limitative pour nos exigences. Ainsi nous n'évaluerons pas ooVoo.

Pour moi, c'est le temps d'arrêter de couper notre appât et d'aller pêcher... décidons quel système de utiliser : GoToMeeting de Citrics Online, ou WEBEX de Cisco.